به نقل از سازمان اداری و استخدامی کشور، جمشید انصاری  معاون رئیس‌جمهوری و رئیس سازمان اداری و استخدامی کشور در بخشنامه‌ای به «کلیه دستگاه‌های اجرایی موضوع ماده (۲) قانون مدیریت بحران (به استثنای نیرو‌های مسلح)»، و در اجرای «طرح جامع مدیریت هوشمند محدودیت‌ها متناسب با وضعیت و روند بیماری کووید ۱۹ در شهر‌های کشور»، مصوب چهل‌وچهارمین جلسه ستاد ملّی مدیریت کرونا، نحوه فعالیت دستگاه‌های اجرایی و ادارات مرکز و استان‌ها و شهرستان‌ها در هر یک از شرایط سه‌گانه هشدار را ابلاغ کرد.

 مطابق با این بخشنامه، کلیه دستگاه‌های اجرایی در همه سطوح تقسیمات کشوری موظفند ترتیبی اتخاذ کنند که در وضعیت‌های سه‌گانه شرایط هشدار، در ارائه خدمات ضروری آن‌ها به شهروندان و سایر ادارات، خلل و وقفه‌ای ایجاد نشود و شهروندان در استفاده از خدمات ضروری با مشکل و یا عدم امکان دسترسی مواجه نشوند.

همچنین، دستگاه‌های اجرایی موظفند با استفاده از سامانه‌ها و امکانات ایجاد شده دولت الکترونیک ارائه خدمات به صورت الکترونیکی و غیرحضوری را در دستور کار خود قرار دهند و زمینه دسترسی شهروندان به کلیه خدمات خود را از طریق سامانه‌های الکترونیکی فراهم کنند. در این رابطه لازم است ضمن سرعت‌بخشیدن به تکمیل و بهره‌برداری از طرح‌ها و برنامه‌های پیش‌بینی‌شده برای توسعه دولت الکترونیک هر دستگاه، زمینه و امکان دسترسی شهروندان به سامانه‌های ارائه خدمات را به صورت فراگیر و در اسرع وقت فراهم کنند.

در این بخشنامه تصریح شده است؛ به منظور کاهش تردد‌های شهروندان و کارکنان دولت در شرایط هشدار، وضعیت حضور کارکنان و فعالیت ادارات در هر یک از وضعیت‌های اعلامی از سوی قرارگاه عملیاتی ستاد ملّی مدیریت کرونا در ادارات شهر‌ها به شرح زیر خواهد بود:

وضعیت «زرد»:

کارکنان ادارات ارائه‌دهنده خدمات ضروری و دستگاه‌های مرتبط با مأموریت‌های اساسی و مدیریت شهری با ۱۰۰ درصد ظرفیت در محل کار حاضر خواهند شد. در سایر ادارات شهر ارائه خدمات با حضور ۳‏/۲ (دو سوم) کارکنان انجام خواهد شد.

وضعیت «نارنجی»:

ادارات ارائه‌دهنده خدمات ضروری و دستگاه‌های مرتبط با مأموریت‌های اساسی و مدیریت شهری می‌توانند با تشخیص بالاترین مقام مسئول (در سطح ملّی یا استان) نسبت به کاهش حضور تا ۳‏/۱ (یک سوم) کارکنان خود اقدام کنند. در سایر ادارات شهر ارائه خدمات با حضور۵۰% (پنجاه درصد) کارکنان انجام خواهد شد.

وضعیت «قرمز»:

دستگاه‌های ارائه‌دهنده خدمات ضروری و دستگاه‌های مرتبط با مأموریت‌های اساسی و مدیریت شهری می‌توانند با تشخیص بالاترین مقام مسئول (در سطح ملّی یا استان) نسبت به کاهش حضور تا ۵۰% (پنجاه درصد) کارکنان خود اقدام نمایند، مشروط بر آنکه خللی در ارائه خدمات ضروری به‌وجود نیاید. در سایر ادارات شهر ارائه خدمات با حضور حداکثر ۳‏/۱ (یک سوم) کارکنان انجام خواهد شد. کلیه مراکز آموزشی (آموزشگاه‌ها، مدارس، دانشگاه‌ها و ...) به‌طور کامل تعطیل و صرفاً کارکنانی که حضور آنان برای حفاظت فیزیکی و حفاظت تأسیسات و سامانه‌های الکترونیکی ضروری باشد، در محل کار خود حضور خواهند یافت.

 دستگاه‌های اجرایی در نوبت‌بندی کارکنان باید به این نکات توجه داشته باشند که حفاظت از اماکن و ساختمان‌های اداری و نگهداری تأسیسات برای جلوگیری از حوادث احتمالی در اولویت خواهد بود.

همچنین، زیرساخت‌ها و سامانه‌های ارائه‌دهنده خدمات الکترونیکی نباید با هیچ‌گونه اختلال و تعطیلی روبه‌رو شوند و لازم است کارکنان مسئول این سامانه‌ها به تعداد مورد نیاز در محل کار حضور داشته باشند و محدودیت‌های حضور کارکنان نیز صرفاً در مورد کارکنان شاغل در ادارات شهر‌ها و متناسب با وضعیت هشدار اعلام‌شده قابل اعمال خواهد بود و کارکنان ارائه‌دهنده خدمات در مراکز روستایی مانند خانه‌های بهداشت روستایی، مراکز خدمات جهاد کشاورزی، محیط‌بانی‌ها و نظایر آن‌ها و نیز مراکز و تأسیسات واقع در بیرون شهر‌ها مانند تصفیه‌خانه‌های آب و فاضلاب، راهداری‌ها، ایستگاه‌های تنظیم فشار گاز و برق و نظایر آن‌ها وظایف خود را مانند گذشته انجام خواهند داد.

به موجب این بخشنامه، مدیران و مسئولان ادارات در سطح شهر‌ها موظفند تا پایان هفته جاری ضمن ایجاد آمادگی برای ارائه خدمات ضروری و انجام مأموریت‌های اصلی، برنامه‌ریزی لازم برای نوبت‌بندی کارکنان خود را برای هر یک از وضعیت‌های سه‌گانه هشدار انجام و با اعلام شرایط هشدار و تعیین وضعیت شهر از سوی قرارگاه عملیاتی ستاد ملّی مدیریت کرونا، نسب به کاهش و تنظیم حضور کارکنان متناسب با وضعیت اعلام شده اقدام کنند. قرارگاه عملیاتی ستاد ملّی مدیریت کرونا در سطح ملّی و استانداری‌ها و فرمانداری‌ها مسئولیت نظارت بر این موضوع درسطح شهر‌ها را برعهده خواهند داشت.

مطابق با بند ۶ این بخشنامه، آن دسته از دستگاه‌های اجرایی که زیرساخت‌های لازم برای انجام وظایف کارکنان از منزل (دورکاری) را ایجاد کرده‌اند، می‌توانند از خدمات دورکاری کارکنان خود استفاده کنند. بدیهی است دورکاری به معنی انجام وظایف کارکنان از طریق زیرساخت‌های ایجاد شده و از راه دور بوده و در این رابطه، کلیه دستگاه‌های اجرایی موظفند با قید فوریت و اولویت نسبت به ایجاد و تکمیل زیرساخت‌های مورد نیاز برای انجام وظایف کارکنان به صورت دورکاری برنامه‌ریزی و اقدام نمایند به‌نحوی که عدم حضور کارکنان در وضعیت‌های هشدار در محل کار به انجام وظایف و مأموریت‌های اصلی دستگاه و ارائه خدمات به شهروندان لطمه‌ای وارد نکند.

همچنین، در کلیه وضعیت‌های سه‌گانه شرایط هشدار، مأموریت‌های اداری غیرضروری لغو می‌شوند و دستگاه‌های اجرایی موظفند از اعزام کارکنان خود به مأموریت‌های اداری غیرضروری خودداری کنند.

جلسات اداری نیز با رعایت دستورالعمل ها و الزامات ابلاغی از سوی وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی، در وضعیت «زرد» با حداکثر ۳۰، در وضعیت «نارنجی» حداکثر ۲۰ و در وضعیت «قرمز» حداکثر ۱۵ شرکت‌کننده برگزار می‌شود.

لازم به ذکر است، با تخلفات مدیران دستگاه‌های اجرایی در سطوح مختلف که ضوابط و تکالیف ابلاغی موضوع این بخشنامه را رعایت نکنند براساس بند (۱) مصوبات سی‌و‌سومین جلسه ستاد ملّی مدیریت کرونا (موضوع بخشنامه شماره ۲۹۰۸۲۳ مورخ ۵‏/۶‏/۱۳۹۹ سازمان اداری و استخدامی کشور) برخورد خواهد شد.

گفتنی است، تعریف دقیق «خدمات ضروری»، «خدمات عادی» و «شرایط هشدار» در این بخشنامه تشریح شده است. همچنین دستگاه‌های اجرایی موظفند فهرست خدمات ضروری دستگاه متبوع خود را توسط بالاترین مقام دستگاه تعیین، ابلاغ و یک نسخه از آن را به سازمان اداری و استخدامی کشور و قرارگاه عملیاتی ستاد ملّی مدیریت کرونا ارائه کنند.