در اطلاعیه سازمان حج و زیارت که روز سه شنبه انتشار یافته، آمده است: متقاضیان محترم تشرف به عتبات عالیات که مایل به تشرف در دوره ۲۴ اسفند ماه ۹۸ لغایت ۳۰ فروردین ماه ۹۹ هستند، با رعایت موارد مشروحه ذیل و با تکمیل فرم مربوطه در سایت (http://atabat.haj.ir) می توانند برای خود و همراهانشان پیش ثبت‌نام نمایند.
شروع پیش ثبت نام از ساعت ۹ صبح روز چهارشنبه ۱۶ بهمن ماه ۹۸ لغایت ساعت ۱۶ روز جمعه ۲۵ بهمن ماه ۹۸ خواهد بود.
زمان اعلام نتایج قرعه کشی متعاقباً اعلام و نتایج آن بر روی سایت پیش ثبت نام (http://atabat.haj.ir) قابل رویت خواهد بود.
در این اطلاعیه آمده است که متقاضیان می توانند به یکی از دو روش ذیل نسبت به پیش ثبت نام عتبات عالیات اقدام کنند:
الف - پیش ثبت نام گروهی، از ۱ تا ۱۰ نفره (ثبت نام در این روش حداقل ۱ نفر و حداکثر تا ۱۰ نفر است)
ب - پیش ثبت نام گروهی، فقط ۳۵ نفره (ثبت نام در این روش می بایست حتماً ۳۵ نفر کامل باشد)
توجه مهم: افرادی که مبادرت به ثبت نام ۳۵ نفره می کنند درصورتیکه تعدادی از آنها منصرف یا از گروه خارج شوند (گروه جدید تشکیل دهند) و تعداد نفرات گروه به کمتر از ۲۵ نفر تقلیل یابد، گروه قبلی حذف و در قرعه کشی شرکت داده نخواهد شد.
توجه: فقط ۱۵ درصد ظرفیت اعزام مختص اعزام های گروهی (گروههای ۳۵ نفره) می باشد، لذا پیشنهاد می شود برای آنکه از امکان بیشتری برای تشرف بهره مند شوید، در گروههای حداکثر تا ۷ نفره ثبت نام فرمائید.
تذکرات مهم:
۱ - هر گروه از یک سرگروه و افراد زیر گروه وی (همراهان) تشکیل می‌شود که لازم است مشخصات کامل سرگروه و اطلاعات اولیه همراهان (کد ملی، نام و نام خانوادگی، شماره شناسنامه، تاریخ تولد) به صورت صحیح در فرم پیش ثبت‌نام سایت درج گردد.
۲ - هر نفر فقط یکبار و در یک گروه می تواند (بعنوان سرگروه یا همراه) پیش ثبت‌نام نماید و چنانچه به هر دلیلی هر یک از افراد پیش ثبت نام شده (سرگروه یا همراهان) پس از ثبت نام و دریافت کد رهگیری، خواستار ثبت نام با گروه جدید یا جابجائی اسامی گروه خود باشد می تواند نسبت به ثبت نام مجدد اقدام و کد رهگیری جدید دریافت نماید که در این صورت اطلاعات ثبت نامی در گروه قبلی حذف خواهد شد.
۳ - کدملی و مشخصات کلی متقاضیان تشرف با اطلاعات سازمان ثبت احوال تطبیق و در صورت مغایرت، اطلاعات موجود در پایگاه ثبت‌احوال کشور مبنای عمل خواهد بود، لذا در ثبت کد ملی دقت مضاعف به عمل آورید.
۴ - تاریخ تولد افراد باید به صورت کامل روز، ماه و سال (بصورت چهار رقمی) در فرم درج شود.
۵ - کد ملی همه افراد ده رقمی بوده و باید کلیه ارقام (صفرهای سمت چپ) آن بطور کامل در فرم ثبت شود.
۶ - پس از تکمیل فرم و ثبت آن، اطلاعات دریافتی جهت کنترل نمایش داده می‌شود، اطلاعات نمایش داده شده را به دقت کنترل و در صورت صحت، گزینه تأیید را انتخاب و نسبت به قطعی نمودن پیش ثبت‌نام خود اقدام نمائید. چنانچه اطلاعات نمایش داده شده صحیح نیست با انتخاب گزینه بازگشت و اصلاح مجدد نسبت به رفع مغایرتها اقدام نمائید.
۷ - پس از قطعی نمودن پیش ثبت‌نام، سیستم یک شماره رهگیری به گروه تخصیص می دهد، این شماره را یادداشت نموده و برای پیگیری های بعدی نزد خود نگهداری فرمائید.
۸ - باتوجه به اعلام اسامی افراد پذیرفته شده جهت ثبت نام در کاروانها از طریق سیستم ارسال پیام کوتاه، ثبت شماره تلفن همراه سرگروه (یا یکی از نزدیکان وی) در فرم پیش ثبت‌نام الزامی است.
۹ - در صورتیکه تعداد افراد پیش ثبت‌نام شده از ظرفیت اعزام در ماه‌های اعلام شده در استان‌های مختلف بیشتر باشد، اولویت تشرف گروه‌ها براساس قرعه‌ تعیین و از طریق همین سایت به آنها اعلام می گردد.
۱۰ - قرعه کشی و اعزام افراد پذیرفته شده از استان محل سکونت سرگروه (قید شده در سیستم) صورت خواهد گرفت. لذا، استان و شهر محل سکونت را با دقت از فهرست مربوطه انتخاب نمائید.
۱۱ - پس از اتمام مهلت پیش ثبت نام (جمعه ۲۵ / ۱۱ / ۹۸ ) امکان تغییر نام و مشخصات افراد ثبت نام شده میسر نمی باشد.
۱۲ - داشتن گذرنامه با اعتبار حداقل ۶ ماه تا تاریخ اعزام ضروری است.
۱۳ - فقط افراد پذیرفته شده در قرعه کشی دارای الویت اعزام بوده و انتقال یا جایگزینی، میسر نمی باشد.